KSeF dla klubu fitness: faktury za karnety bez przepisywania

Czy klub fitness musi wystawiać faktury w KSeF?

Faktury dla firm – tak: od 2026 roku wystawia się je w Krajowym Systemie e-Faktur (dla części najmniejszych podatników przewidziano okres przejściowy – szczegóły warto potwierdzić z księgową). Dla klubu fitness oznacza to, że każda faktura za karnet firmowy czy karnet pracowniczy opłacany przez pracodawcę musi trafić do KSeF w ustrukturyzowanej formie.

Jeśli karnety sprzedajesz w jednym systemie, a faktury wystawiasz w innym, każda sprzedaż to podwójna praca i ryzyko pomyłki w danych.

We Flexatiq faktura jest częścią sprzedaży: dane klubowicza, karnet, cena i stawka VAT są już w systemie, więc recepcja uzupełnia tylko dane firmy nabywcy. Status wysyłki do KSeF widać przy każdej fakturze, więc łatwo sprawdzić, czy dokument został przyjęty.

Jak działa KSeF we Flexatiq?

Po podłączeniu firmy do KSeF faktury wystawiane w panelu są wysyłane automatycznie. Krok po kroku wygląda to tak:

• ✓Recepcja sprzedaje karnet i wystawia fakturę na dane firmy klienta.
• ✓Flexatiq tworzy fakturę w schemacie FA(3) i wysyła ją do KSeF.
• ✓Po przyjęciu faktura otrzymuje numer KSeF, a system zapisuje UPO.
• ✓Na fakturze pojawia się link i kod QR do weryfikacji w KSeF.

Czy wystawię fakturę za karnet kupiony online?

Tak – gdy klubowicz kupuje karnet w aplikacji, płacąc przez Twoje konto w Tpay, Przelewy24, PayU, Espago lub Stripe, fakturę można wystawić na podstawie tej płatności. Po potwierdzeniu płatności przez operatora karnet się aktywuje, a faktura dla firmy trafia do KSeF tak samo jak przy sprzedaży w recepcji.

Faktury dla osób prywatnych

Klienci indywidualni zwykle nie potrzebują faktury, ale jeśli o nią poproszą, wystawisz fakturę konsumencką w PDF. Wysyłka takich faktur do KSeF jest opcjonalna. Paragony fiskalne pozostają po stronie Twojej kasy fiskalnej.

Stawki VAT dla karnetów i usług

Usługi sportowe i rekreacyjne mogą podlegać różnym stawkom VAT, dlatego stawkę (8% lub 23%) ustawiasz osobno dla każdego produktu. Przy sprzedaży nie trzeba jej wybierać ręcznie – faktura bierze stawkę z produktu. Jaką stawkę zastosować do konkretnej usługi, ustal ze swoim biurem rachunkowym.

Przetestowane na środowisku testowym KSeF

Integrację sprawdziliśmy na oficjalnym środowisku testowym KSeF Ministerstwa Finansów. KSeF działa w każdym planie i w każdym rodzaju obiektu: na siłowni, w szkole tańca, boxie CrossFit i klubie sztuk walki.