Polityka prywatności

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych opisanych w punkcie 3 jest Kynologic spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu, ul. Półwiejska 17/26, 61-888 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001066149, NIP 7831890477, REGON 526785413, kapitał zakładowy 5 000,00 zł (dalej: „Kynologic”, „my”).

W sprawach danych osobowych prosimy o kontakt e-mailem: kontakt@flexatiq.pl albo pisemnie na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – nie mamy takiego obowiązku (art. 37 RODO), w sprawach danych kontaktujemy się bezpośrednio.

2. Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający

• Jako administrator przetwarzamy dane osób odwiedzających stronę, osób, które piszą do nas e-mailem (także w sprawie prezentacji – demo), dane osób zakładających i reprezentujących klub (konto klubu) oraz dane do rozliczeń z klubami.
• Dane klubowiczów – osób, które kupują karnety, zapisują się na zajęcia i korzystają z aplikacji klubowicza – oraz inne dane, które klub wprowadza do Flexatiq, przetwarzamy w imieniu klubu. Administratorem tych danych jest klub, a my jesteśmy podmiotem przetwarzającym na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), którą udostępniamy klubom.

Jeżeli jesteś klubowiczem i chcesz skorzystać ze swoich praw (np. dostępu do danych albo ich usunięcia), skontaktuj się ze swoim klubem – to klub decyduje o celach i sposobach przetwarzania Twoich danych. Wniosek, który trafi do nas, przekażemy klubowi.

3. Jakie dane przetwarzamy jako administrator

Dla każdej kategorii podajemy cel, podstawę prawną i okres przechowywania.

• Odwiedziny strony – adres IP, data i godzina, adres odwiedzanej strony, informacje o przeglądarce zapisywane w dziennikach serwera. Cel: działanie i bezpieczeństwo strony, wykrywanie nadużyć. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: 90 dni.
• Korespondencja e-mail, w tym prośby o prezentację (demo) i wycenę – adres e-mail, imię i nazwisko, nazwa klubu i treść wiadomości, które nam podasz. Strona nie ma formularza kontaktowego: przyciski „Kontakt”, „Porozmawiaj z nami” i „Umów demo” otwierają Twój program pocztowy (odnośnik mailto). Cel: odpowiedź i przygotowanie oferty. Podstawa: działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) albo nasz prawnie uzasadniony interes – odpowiedź na wiadomość (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: do zakończenia sprawy, a następnie przez 3 lata (okres przedawnienia roszczeń między przedsiębiorcami).
• Rejestracja klubu i konto klubu – nazwa i identyfikator klubu, rodzaj obiektu, NIP (opcjonalnie), adres e-mail właściciela konta i hasło (przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego), dane osób reprezentujących klub. Cel: zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usługi Flexatiq, w tym okres próbny, kontakt w sprawach konta i usługi. Podstawa: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); dane osób reprezentujących klub – nasz prawnie uzasadniony interes w kontakcie z klientem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: przez czas trwania umowy, a następnie 30 dni na eksport danych, następnie usunięcie w ciągu kolejnych 30 dni; dane z faktur przechowujemy 5 lat od końca roku podatkowego.
• Rozliczenia i faktury – dane klubu do faktury (nazwa, adres, NIP), historia opłat. Faktury dla klubów wystawiamy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Cel: rozliczenia, wystawianie faktur, obowiązki podatkowe i rachunkowe. Podstawa: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Okres: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Ochrona logowania i rejestracji – adres IP oraz login (adres e-mail) przy nieudanych próbach logowania, a także adres IP przy zakładaniu klubu. Zapisujemy wyłącznie liczniki prób, aby blokować odgadywanie haseł i masowe zakładanie kont. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes – bezpieczeństwo usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: licznik nieudanych logowań wygasa po 15 minutach (po udanym logowaniu licznik konta jest od razu kasowany), licznik rejestracji z danego adresu IP – po godzinie.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – dane z powyższych kategorii w niezbędnym zakresie. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail i hasła nie można założyć konta klubu, a bez danych do faktury – otrzymać faktury.

Rola Kynologic wobec danych pracowników klubu (konta personelu zakładane przez klub w panelu): dane personelu klubu przetwarzamy w imieniu klubu jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia; administratorem jest klub. Administratorem jesteśmy wyłącznie dla danych właściciela konta potrzebnych do zawarcia umowy i rozliczeń.

4. Dane klubowiczów (przetwarzanie w imieniu klubów)

Klub korzystający z Flexatiq prowadzi w nim dane swoich klubowiczów, np. imię i nazwisko, dane kontaktowe, karnety i ich historię, zapisy na zajęcia, wejścia do klubu, płatności, faktury i postępy treningowe. Przetwarzamy je wyłącznie na polecenie klubu, w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi, i nie wykorzystujemy ich do własnych celów.

Płatności online klubowiczów (Tpay, Przelewy24, PayU, Espago, Stripe) trafiają bezpośrednio na konto klubu u wybranego przez klub operatora płatności, na podstawie umowy klubu z tym operatorem. Kynologic nie przyjmuje, nie przechowuje i nie przekazuje tych środków ani nie otrzymuje danych kart płatniczych.

Szczegółowe zasady – zakres, środki bezpieczeństwa, dalsze podmioty przetwarzające, usuwanie danych po zakończeniu umowy – określa umowa powierzenia zawierana z klubem. Informacje o przetwarzaniu danych klubowiczów przekazuje im klub jako administrator.

5. Komu przekazujemy dane

• Hosting i infrastruktura serwerowa: Xerti Tech Sp. z o.o. (infrastruktura SewNET, dwa ośrodki w Polsce); serwery w Unii Europejskiej (Polska).
• Poczta wychodząca (wiadomości o koncie, zaproszenia, powiadomienia): Xerti Tech Sp. z o.o. – ten sam dostawca i ta sama infrastruktura co hosting.
• Krajowy System e-Faktur (KSeF) prowadzony przez Ministra Finansów – w zakresie faktur.
• Biuro rachunkowe obsługujące Kynologic oraz doradcy prawni i podatkowi – w zakresie danych z faktur i umów, na podstawie umów zapewniających poufność.
• Organy publiczne – wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego prawo.

Nie sprzedajemy danych, nie używamy ich do reklam i nie profilujemy osób odwiedzających stronę.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane przetwarzamy w Unii Europejskiej (Polska) i nie przekazujemy ich poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli klub wybierze operatora płatności, który przekazuje dane poza EOG (np. Stripe), odbywa się to na podstawie umowy klubu z tym operatorem i jego zasad ochrony danych.

7. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Używamy wyłącznie plików cookie i pamięci przeglądarki niezbędnych do działania serwisu. Nie używamy cookie analitycznych ani reklamowych, nie korzystamy z narzędzi statystyk odwiedzin ani zewnętrznych skryptów śledzących, a czcionki serwujemy z własnego serwera. Dlatego nie prosimy o zgodę na pliki cookie.

• Sesja logowania (cookie hp_at, hp_rt w panelu klubu oraz hm_at, hm_rt w aplikacji klubowicza) – niedostępne dla skryptów strony (httpOnly); tworzone dopiero po zalogowaniu i usuwane przy wylogowaniu; sesja wygasa najpóźniej po 30 dniach bez odświeżenia.
• Język (cookie flexatiq-locale) – zapamiętuje wybrany język aplikacji przez 12 miesięcy. Na stronach flexatiq.pl i flexatiq.eu język wynika z domeny.
• Pamięć przeglądarki (localStorage, nie jest wysyłana do serwera): motyw jasny/ciemny (flexatiq-theme), ostatnio użyty identyfikator klubu na ekranie logowania (flexatiq-club) i wybrana lokalizacja klubu w panelu (flexatiq-location).

Możesz usunąć lub zablokować pliki cookie w ustawieniach przeglądarki, ale wtedy logowanie nie będzie działać.

8. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Wnioski prosimy kierować na adres kontakt@flexatiq.pl – odpowiadamy w ciągu miesiąca.

Masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

9. Bezpieczeństwo

Połączenie z serwisem jest szyfrowane (HTTPS). Hasła przechowujemy wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego. Dane każdego klubu są oddzielone od danych innych klubów także na poziomie bazy danych (zabezpieczenie na poziomie wierszy – row-level security).

Kopie zapasowe: wykonywane codziennie, szyfrowane i przechowywane w drugim ośrodku w Polsce przez 35 dni; po tym czasie są nadpisywane.

10. Zmiany polityki

O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy na tej stronie, a klubom – także e-mailem. Na górze dokumentu podajemy datę jego wersji.